ODDĚLENÍ TAJEMNÍKA

Součástí oddělení tajemníka je agenda veřejných zakázek a dotací. Pracovníci oddělení tajemníka jsou přímo podřízeni tajemníkovi.

V oblasti samostatné působnosti:

A. Veřejné zakázky
a) provádí kompletní administraci a evidenci všech veřejných zakázek malého rozsahu, které jsou financovány z rozpočtu jednotlivých odborů městského úřadu, připravuje podklady pro rozhodování orgánů města o úkonech města jako zadavatele veřejných zakázek,
b) provádí kompletní administraci a evidenci všech veřejných zakázek zadávaných dle zákona zpracovávaných vlastními zdroji, které jsou financovány z rozpočtu jednotlivých odborů městského úřadu, a to na profilu zadavatele, připravuje podklady pro rozhodování orgánů města o úkonech města, jako zadavatele veřejných zakázek,
c) provádí administraci a evidenci všech veřejných zakázek zadávaných dle zákona zpracovávaných externí firmou, které jsou financovány z rozpočtu jednotlivých odborů městského úřadu, a to na profilu zadavatele, připravuje podklady pro rozhodování orgánů města o úkonech města, jako zadavatele veřejných zakázek,
d) zpracovává formuláře pro veřejné zakázky a zajišťuje jejich zveřejnění v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek ve věstníku veřejných zakázek,
e) na základě podkladů odborů městského úřadu vypracovává zadávací podmínky pro zadávání veřejných zakázek (podmínky a požadavky pro zpracování nabídky, kvalifikační podmínky); podklady se rozumí např. u stavebních prací projektová dokumentace ve stupni pro provádění stavby ve formátu .pdf, soupis stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr ve formátu .xls nebo obdobném,
f) kompletuje zadávací dokumentace,
g) zajišťuje schválení zadávací dokumentace v radě města,
h) připravuje zadávací dokumentaci k projednání a odsouhlasení s poskytovatelem dotace,
i) vypořádává připomínky k zadávací dokumentaci poskytovatele dotace,
j) vypořádává připomínky k průběhu zadávacích nebo výběrových řízení poskytovatele dotace,
k) zajišťuje uveřejnění formulářů ve Věstníku veřejných zakázek, nebo také zpracovává a zajišťuje, to v případě, že si děláme sami,
l) zajišťuje uveřejnění Výzvy a Zadávací dokumentace včetně příloh a projektové dokumentace/technic­ké specifikace na profilu zadavatele, nebo také zpracovává a zajišťuje, to v případě, že si děláme sami,
m) zajišťuje odeslání Výzvy a Zadávací dokumentace včetně příloh a projektové dokumentace/technic­ké specifikace účastníkům výběrového řízení, nebo také zpracovává a zajišťuje, to v případě, že si děláme sami,
n) zajišťuje zpracování odpovědí na dotazy k zadávací dokumentaci – vysvětlení zadávací dokumentace a jejich doručení účastníkům zadávacího nebo výběrového řízení, nebo také zpracovává a zajišťuje, to v případě, že si děláme sami,
o) zpracovává pozvánky pro jednání komisí pro otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek,
p) organizačně zabezpečuje přijímání nabídek,
q) koordinuje činnost komisí pro otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek do výběrových řízení,
r) zajišťuje nebo zpracovává protokoly o otevírání nabídek, posouzení a hodnocení nabídek včetně všech potřebných náležitostí a příloh,
s) ve spolupráci s dotčeným odborem městského úřadu zajišťuje uzavření smlouvy s vybranými dodavateli,
t) zajišťuje uveřejnění smlouvy a dodatků těchto smluv na profilu zadavatele,
u) spravuje profil zadavatele,
v) zajišťuje archivaci veřejných zakázek,
w) odborná pomoc ostatním odborům městského úřadu a příspěvkovým organizacím města v záležitostech souvisejících se zadáváním veřejných zakázek.

B. Dotace
a) vyhledává, hodnotí a doporučuje doplňkové zdroje financování pro přípravu a realizaci programu a projektů, a to ze strukturálních fondů EU, státních fondů ČR, fondů Zlínského kraje a jiných zdrojů financování investičních a neinvestičních akcí na území města,
b) vede a průběžně aktualizuje databázi dotačních projektů města Staré Město,
c) vypracovává a zajišťuje veškeré podklady potřebné pro vypracování žádosti o dotace ze státních a evropských rozpočtů na investiční akce města,
d) řídí a koordinuje proces přípravy projektů pro podání žádosti o dotace od státu i strukturálních fondů EU,
e) spolupracuje s poskytovateli dotací,
f) spolupracuje s externími odbornými firmami na přípravách projektů pro podání žádostí o dotace a příspěvky,
g) připravuje žádostí o podporu ze státního a krajského rozpočtu a rozpočtu EU,
h) zajišťuje administraci, řízení a publicitu realizovaných projektů,
i) vede databázi projektů včetně projektů ve fázi udržitelnosti, zajišťuje aktivity spojené s náležitostmi udržitelnosti projektů ve spolupráci s věcně příslušnými odbory dle požadavků jednotlivých dotačních titulů,
j) zpracovává monitorovací zprávy dle požadavků poskytovatele dotace,
k) zpracovává závěrečné vyhodnocení akcí podpořených dotací,
l) poskytuje poradenství a metodickou pomoc při realizaci projektů, ve kterých je město Staré Město partnerem projektu, případně jsou realizovány městem zakládanou nebo zřizovanou organizací.
C. Všeobecné
a) koordinuje činnost odborů ve vztahu k příspěvkovým organizacím,
b) koordinuje návrhy vnitřních předpisů města a obecně závazných vyhlášek,
c) spolupracuje při přípravě rozvojových projektů s předpokládanou spoluúčastí města,
d) aktivně vyhledává dotační zdroje a připravuje koncepční návrhy pro využití dotačních titulů.